CHÀO MỪNG LỄ ĐÓN NHẬN CHỨNG CHỈ AUN-QA
Tác giả :

Chức danh                          : Nhân viên Văn thư - Lưu trữ

Vị trí cấp trên trực tiếp       : Phó Trưởng phòng  Hành chính Tổng hợp

I. Trách nhiệm

 1. Công tác văn thư

-          Đóng dấu, quản lý các con dấu của Trường.

-          Sao y văn bản, cấp công lệnh, giấy giới thiệu.

-          Soạn thảo, đánh máy văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị.

-          Trả lời điện thoại; tiếp nhận thông tin từ các cá nhân, đơn vị trong và ngoài trường.

2. Công  tác lưu trữ

-          Sắp xếp; lưu trữ công văn, tài liệu hàng ngày.

-          Lập kho lưu trữ; phân loại; chỉnh lý; thu thập; bổ sung; bảo quản hồ sơ, tài liệu.

-          Nhập máy chi tiết mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

-          Scan tài liệu lưu trữ.

-          Tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác quản lý.

-          Hướng dẫn các đơn vị thực hiện Quy trình kiểm soát và lưu trữ hồ sơ.

-          Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công tác văn thư và công tác lưu trữ theo quy trình nghiệp vụ, quy phạm kỹ thuật.

-          Cập nhật danh mục tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài của đơn vị theo quy trình ISO.

       3. Công tác lễ tân

-          Mua sắm đồ dùng lễ tân phục vụ công tác BGH và các cuộc họp thường xuyên của Trường.

-          Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết (dự trù, mua sắm, tiếp khách, đặt hoa, đặt tiệc, thanh toán) trong các sự kiện, lễ hội, hội nghị, hội thảo cấp Trường.

4. Các công tác khác

-          Tham gia công tác công đoàn.

-          Thực hiện công tác ISO của đơn vị.

-          Theo dõi, thanh toán hợp đồng photocopy hàng tháng và các thanh toán khác.

-          Theo dõi,  chấm công.

-          Photo, in ấn văn bản liên quan đến công việc chuyên môn đảm nhận.

-          Hỗ trợ việc giao - nhận - trình ký - đăng ký công văn, thư báo.

-          Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị.

II. Quyền hạn

 

-          Bảo mật các con dấu của Nhà trường.     

-          Đóng dấu lên các văn bản theo đúng quy định.

-          Kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu.

-          Đề xuất, đóng góp ý kiến với lãnh đạo đơn vị để cải tiến công tác văn thư, lưu trữ.

-          Theo dõi, giám sát, kiểm tra, báo cáo việc thực hiện, phát hiện và đề nghị cải tiến sửa đổi những chỗ bất hợp lý trong quy trình nghiệp vụ và quy phạm kỹ thuật về công tác văn thư, lưu trữ.

-          Hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định.

-          Triển khai việc quản lý theo hướng thống nhất toàn bộ hồ sơ, tài liệu trong trường.

III. Tiêu chuẩn

       1. Yêu cầu trình độ

-          Tốt nghiệp cao đẳng Văn thư - Lưu trữ trở lên.      

-          Tốt nghiệp lớp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ.

-          Có chứng chỉ tin học trình độ B.

-          Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B.

-          Sử dụng thành thạo một số phần mềm về quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

 2. Hiểu biết:

-          Nắm được các chủ trương, chính sách của Đảng và Chính phủ về công tác văn thư, công tác lưu trữ, quản lý và sử dụng dấu.

-          Nắm được các quy định của Trường về công tác văn thư, công tác lưu trữ, quản lý và sử dụng dấu.

-          Nắm được lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ.

-          Nắm được nguyên tắc bảo mật.

-          Nắm được các quy trình nghiệp vụ về văn thư lưu trữ theo quy định của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

-          Nắm được nguyên tắc bảo vệ kho lưu trữ, quy phạm kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, máy móc thiết bị và người lao động.

Góp ý
Họ và tên: *  
Email: *  
Tiêu đề: *  
Mã xác nhận:
 
 
   
  
 
 
   
 *

VĂN BẢN MỚI

Lịch công tác tuần

Copyright © 2013, Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật - TPHCM

Địa chỉ: 1 Võ Văn Ngân, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ Chí Minh.

Điện thoại: (+84.8) 3896 8641 - (+84.8) 3722 1223 - (48100)

E-mail: phcth@hcmute.edu.vn

Truy cập tháng: 3,463

Tổng truy cập:49,710