Chức danh : Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp
Vị trí cấp trên trực tiếp : Phó Hiệu trưởng phụ trách công tác Hành chính
I. Mục đích công việc:
Quản lí, tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, tổng hợp, thống kê, lễ tân, khánh tiết của trường nhằm đảm bảo các hoạt động hành chính hàng ngày của nhà trường.
II. Trách nhiệm:
1 Tham mưu, tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng tất cả các công tác thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp (HCTH).
2 Quản lí công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của trường.
3 Tổng hợp thông tin để hoàn thành các báo cáo tổng hợp, thống kê về hoạt động của nhà trường.
4 Quản lí công tác lễ tân, khánh tiết, tiếp khách của trường.
III. Nhiệm vụ:
1 Tham mưu việc tổ chức thực hiện công tác thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp (HCTH):
- Tham mưu với Hiệu trưởng các công tác thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp trong hoạt động của nhà trường.
- Đề xuất các biện pháp và tổ chức thực hiện cải cách hành chính của các đơn vị trong trường.
- Tổ chức thực hiện công tác ISO của phòng HCTH.
2 Quản lí công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của trường:
- Quản lý việc sử dụng con dấu của trường.
- Quản lý việc thực hiện công tác hành chính, văn thư trong toàn trường.
- Quản lý việc đôn đốc thực hiện công tác của các đơn vị trong trường theo bút phê trên văn bản gởi đến các đơn vị..
- Quản lý công tác soạn thảo các quyết định, công văn của trường.
- Quản lý công tác lưu trữ cấp trường.
- Quản lý việc photo văn bản hành chính cấp trường
- Quản lý việc đưa văn bản lên trang web nội bộ của trường
3 Tổ chức công tác tổng hợp, thống kê của trường:
- Thực hiện công tác tổng hợp, thống kê của trường.
- Theo dõi nhắc nhở các đơn vị thực hiện, chương trình, kế hoạch tuần, tháng, học kỳ, năm học.
- Soạn thảo các báo cáo tổng hợp định kỳ tháng, học kỳ, năm học.
- Đọc văn bản trình ký, trình xem của các đơn vị, đọc bút phê của BGH trên các văn bản để chỉ đạo thực hiện bút phê và ghi nhận nội dung phục vụ cho công tác tổng hợp.
4 Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, tiếp khách của trường:
- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tập huấn cấp Trường
- Tổ chức phục vụ việc tiếp khách đến làm việc với Trường
- Tổ chức các cuộc thăm hỏi, chúc mừng xã giao với các cơ quan ngoài Trường, cơ quan cấp trên, các đơn vị và cá nhân trong Trường
- Phối hợp với Công đoàn, các phòng ban chức năng liên quan thực hiện các công tác hiếu hỉ của Trường;
IV. Tiêu chuẩn kết quả công việc:
- Tham mưu kịp thời với lãnh đạo trường để giải quyết tốt các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính tổng hợp.
- Đảm bảo tốt việc vận hành công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của trường.
- Đảm bảo công tác tổng hợp, thống kê báo cáo của trường đúng tiến độ.
- Tổ chức tốt và chu đáo công tác lễ tân, khánh tiết, tiếp khách của trường.
V. Quyền hạn:
- Tổ chức, phân công các CBVC trong phòng thực hiện các công tác liệt kê ở phần III.
- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký công văn gởi các đơn vị trong và ngoài trường thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Thừa lệnh Hiệu trưởng ký sao y hoặc trích sao các văn bản do trường ban hành gửi đến các đơn vị liên quan để thực hiện theo yêu cầu công việc; Ký công lệnh, giấy giới thiệu.
- Quản lý, vận hành trang web nội bộ, website Phòng.
- Quản lý, sử dụng các trang thiết bị của các phòng họp, phòng HCTH.
VI. Yêu cầu năng lực - tính cách - kinh nghiệm:
1. Kiến thức:
- Tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học.
- Am hiểu về trường và xu thế phát triển của trường.
- Có chứng chỉ khóa học về quản lý hành chính.
- Nắm được kiến thức cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ công tác hành chính và quản lý con dấu; công tác lưu trữ; qui định bảo mật trong triển khai công việc.
- Nắm được các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước và trường có liên quan đến công tác hành chính.
2. Kỹ năng:
- Có khả năng tổng hợp, thông thạo công tác tổ chức, triển khai, kiểm tra, phối hợp các cộng tác viên và các nhân viên cùng thực hiện nhiệm vụ.
- Có trình độ ngoại ngữ B, trình độ tin học B.
- Biết sử dụng thành thạo một số phần mềm về quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
3. Tính cách:
- Hòa đồng, có khả năng giao tiếp tốt.
- Có tư duy hệ thống và tổng hợp.
- Chịu được áp lực công việc.
- Cẩn thận, chu toàn trong công việc.
4. Kinh nghiệm:
- Có kinh nghiệm làm việc ít nhất 02 năm ở vị trí quản lý trong nhà trường.
- Có kinh nghiệm về tổ chức các hoạt động, sự kiện của trường.
- Có kinh nghiệm về công tác tổng hợp, xây dựng và triển khai kế hoạch hoạt động.