CHÀO MỪNG LỄ ĐÓN NHẬN CHỨNG CHỈ AUN-QA

Chức năng nhiệm vụ

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP (04/10/2014)
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

A. CHỨC NĂNG:
1. Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng/Ban Giám hiệu quản lý và điều hành các hoạt động của trường.
2. Thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc, đối ngoại.
3. Tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác kế hoạch, tổng hợp, pháp chế và một số công tác khác do Ban Giám hiệu phân công.
B. NHIỆM VỤ:

I. Công tác Kế hoạch, Tổng hợp:
1. Tổng hợp việc thực hiện chương trình, kế hoạch tháng, học kỳ, năm học. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện công tác của các đơn vị theo ý kiến phê duyệt của Ban Giám hiệu trên văn bản gởi đến các đơn vị.
2. Xây dựng báo cáo công tác định kỳ hàng tháng, học kỳ, năm học.
3. Xây dựng lịch công tác hàng tuần của trường, đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện lịch công tác; đôn đốc, kiểm tra việc tham dự các cuộc họp của cán bộ quản lý và Cán bộ viên chức.
4. Chuẩn bị nội dung hoặc yêu cầu các đơn vị, cá nhân chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp, làm việc của Ban giám hiệu; ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận các cuộc họp của Ban giám hiệu hoặc của Hiệu trưởng. Nhắc nhở các đơn vị chủ trì các cuộc họp do Ban giám hiệu chủ trì (nếu không có thành phần phòng Hành chính Tổng hợp viết biên bản) gửi biên bản cuộc họp và danh sách điểm danh để phòng tổng hợp báo cáo Ban giám hiệu và nhắc nhở các đơn vị có liên quan thực hiện theo kết luận cuộc họp.
5. Tổng hợp các thông tin, dữ liệu, số liệu của các bộ phận trong trường để cung cấp cho Hiệu trưởng/Ban Giám hiệu trong việc theo dõi, đôn đốc, quản lý và chỉ đạo các hoạt động của trường.
6. Dự thảo các loại báo cáo sơ kết, tổng kết hàng năm, báo cáo đột xuất của trường; tổng hợp và cung cấp các số liệu báo cáo thống kê theo yêu cầu của cấp trên.
7. Giúp việc cho Hiệu trưởng/Ban Giám hiệu trong việc xử lý công văn, tài liệu và soạn thảo các văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo, kết luận liên quan đến các hoạt động quản lý của trường.
8. Giúp việc Hiệu trưởng/Ban Giám hiệu trong việc cung cấp thông tin và trả lời các cơ quan truyền thông đại chúng, các tổ chức và cá nhân.
9. Sắp xếp lịch làm việc của Ban giám hiệu; tiếp và hướng dẫn Khách, cán bộ viên chức, học sinh sinh viên đến liên hệ công tác với Ban giám hiệu.
10. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Ban giám hiệu đi công tác; điều hành xe phục vụ công tác của Ban giám hiệu.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Đảng ủy, Hội đồng trường, Ban giám hiệu giao.
II. Công tác Lễ tân và Khánh tiết:
1. Thực hiện các hoạt động khánh tiết của trường trong các ngày Lễ và Tết.
2. Tổ chức tiếp nhận, cung cấp thông tin, hướng dẫn liên hệ công tác đối với khách của nhà trường.
3. Làm đầu mối tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tập huấn cấp trường.
4. Tổ chức và phục vụ việc tiếp khách đến làm việc với trường.
5. Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc mừng xã giao với các cơ quan ngoài Trường, cơ quan cấp trên, các đơn vị và cá nhân trong trường.
III. Thực hiện công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ và Thông tin liên lạc
1. Quản lý và sử dụng con dấu của trường theo quy định của Nhà nước.
2. Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
3. Quản lý các phòng họp, phòng khánh tiết, in ấn các tài liệu phục vụ công tác và hội nghị của trường.
4. Tiếp nhận, phân loại và ghi chép vào sổ đăng bộ các loại công văn, thư tín, chứng từ, tài liệu từ các nơi về trường để trình Hiệu trưởng.
5. Tiếp nhận công văn, tài liệu, tờ trình của các đơn vị và cá nhân trong trường gửi tới xin ý kiến chỉ đạo hoặc phê duyệt của Hiệu trưởng/Ban Giám hiệu.
6. Nhân bản và chuyển công văn, tài liệu, thư tín của trường tới các đơn vị, cá nhân liên quan trong và ngoài trường.
7. Tiếp nhận, thông báo và chuyển các công văn, thư tín, tài liệu của các đơn vị, cá nhân ở ngoài Trường gửi tới các đơn vị, cá nhân của trường.
8. Quản lý và cấp phát các loại giấy tiêu đề và phong bì in sẵn của trường.
9. Cấp giấy giới thiệu và giấy đi đường cho cán bộ công chức được cử đi công tác ngoài trường.
10. Xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan khác đến công tác và lưu trú tại trường. Xác nhận một số văn bản, thư tín theo quy định hành chính.
11. Kiểm tra việc photo văn bản hành chính trong trường.
12. Đưa thông tin lên trang web nội bộ của trường và website của Phòng.
13. Đề xuất biện pháp, tổ chức thực hiện cải cách hành chính trong trường.