CHÀO MỪNG LỄ ĐÓN NHẬN CHỨNG CHỈ AUN-QA

Danh sách CBVC phòng

Lê Phan Nhật Hằng - Phó phòng

Chức danh: Chuyên viên hành chính - Phó Trưởng phòng

Vị trí cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp

I. Trách nhiệm

Ø Giúp Nhà Trường trong việc quản lý, tổ chức và thực hiện các công tác:

- Lễ tân, khánh tiết

- Hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc, đối ngoại

Ø Phối hợp với các đơn vị để thực hiện nhiệm vụ có liên quan.

Trách nhiệm cụ thể

Tổ chức, quản lý

- Quản lý việc sử dụng các con dấu của Trường theo qui định của Nhà nước;

- Tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tập huấn cấp Trường

- Tổ chức và phục vụ việc tiếp khách đến làm việc với Trường;

- Theo dõi việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ theo đúng qui định;

- Theo dõi việc tiếp nhận, phân loại, và đăng ký số các loại công văn đến để trình Hiệu trưởng hoặc các đơn vị, cá nhân liên quan trong Trường;

- Theo dõi việc tiếp nhận công văn đi, công văn nội bộ của các đơn vị và cá nhân trong Trường gửi đến xin ý kiến chỉ đạo hoặc phê duyệt của Hiệu trưởng/BGH;

- Theo dõi việc nhân bản và chuyển công văn đi, công văn nội bộ đến các đơn vị, cá nhân liên quan trong và ngoài Trường;

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện công tác theo bút phê của BGH trên công văn đến;

- Quản lý việc cấp phát các loại phong bì in sẵn, các vật dụng lễ tân của Trường;

- Quản lý công tác lưu trữ cấp Trường;

- Quản lý các phòng họp, phòng tiếp khách;

Trực tiếp thực hiện

- Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc mừng xã giao với các cơ quan ngoài Trường, cơ quan cấp trên, các đơn vị và cá nhân trong Trường;

- Phối hợp với các tổ chuyên môn, Công đoàn các phòng ban chức năng liên quan thực hiện các công tác hiếu hỉ của Trường;

- Xem xét nội dung công văn đến (trừ các công văn mật, tuyệt mật, tối mật); phân loại công văn trước khi trình BGH;

- Kiểm tra thể thức và thủ tục ban hành công văn hành chính của các đơn vị trong Trường.

- Ký thay Trưởng phòng: giấy đi đường cho khách từ các cơ quan khác đến công tác tại Trường, giấy giới thiệu, công lệnh, sao y các văn bản, chứng từ thuộc thẩm quyền;

- Kiểm tra và ký xác nhận việc photo công văn, tài liệu;

- Kiểm tra việc đưa thông tin lên trang Web nội bộ của Trường;

Công tác khác

- Tham gia công tác đoàn thể;

- Phối hợp tổ chức các kỳ thi tuyển sinh;

- Thực hiện các công tác đột xuất theo yêu cầu của Trưởng đơn vị;

II. Quyền hạn

- Quản lý và tổ chức những mảng công việc được phân công trực tiếp;

- Phối hợp với Trưởng phòng phụ trách các hoạt động trực thuộc Phòng Hành chính – Tổng hợp;

- Tổ chức hoặc phối hợp với các đơn vị trong Trường thực hiện công tác khánh tiết và lễ tân các sự kiện, cuộc họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội,… cấp Trường;

- Ký thay những văn bản, giấy giới thiệu, sao y, giấy đi đường,…dưới sự uỷ quyền của Trưởng đơn vị;

- Đề xuất biện pháp, tổ chức thực hiện cải tiến thủ tục hành chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong Nhà Trường;

III. Tiêu chuẩn

1. Yêu cầu trình độ

- Đại học hoặc trên đại học;

- Có chứng chỉ khóa học về quản lý hành chính Nhà nước;

- Có trình độ ngoại ngữ B.

- Thành thạo tin học văn phòng.

2. Hiểu biết

- Nắm được đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước, Trường có liên quan đến công tác hành chính;

- Nắm được kiến thức cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ công tác hành chính và quản lý con người; quy định bảo mật trong triển khai công việc;

- Am hiểu về Trường và xu thế phát triển của Trường;