Chức danh........... : Kỹ thuật viên Lưu trữ
Vị trí cấp trên trực tiếp: Phó Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp
I. Trách nhiệm
1. Công tác hành chính
- Quản lý văn bản nội bộ:
+ Kiểm tra thể thức văn bản nội bộ, văn bản đi của Trường.
+ Nhận, chuyển giao trình ký, trình xem văn bản.
+ Đăng ký văn bản (quyết định, văn bản nội bộ, hợp đồng, văn bản đi).
+ Thực hiện việc nhân bản các văn bản do BGH ký duyệt theo yêu cầu của các đơn vị, chuyển giao văn bản đến các đơn vị soạn thảo.
- Trả lời điện thoại, tiếp nhận thông tin từ các cá nhân, đơn vị trong trường.
- Quản lý việc sử dụng máy fax.
- Quản lý thiết bị, văn phòng phẩm của Phòng.
- Hỗ trợ nhận công văn đến, cấp giấy giới thiệu, công lệnh, thư báo.
- Thanh toán thư.
- Đăng lịch công tác tuần lên web.
- Photo và soạn thảo văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị.
- Quản lý phòng họp (cho mượn phòng họp, quản lý thiết bị âm thanh, ánh sáng).
2. Công tác lưu trữ
- Hỗ trợ sắp xếp, thu thập, bổ sung tài liệu, tra tìm tài liệu lưu trữ.
- Hỗ trợ Scan văn bản, tài liệu lưu trữ.
3. Công tác khác
- Tham gia các hoạt động, phong trào do trường, đoàn thể tổ chức.
- Hỗ trợ công tác lễ tân.
- Chuẩn bị thư mời, thiệp chúc mừng cho các hoạt động của trường.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị.
- Làm bảng tên, dấu tên cho lãnh đạo các đơn vị.
II. Quyền hạn
- Từ chối tiếp nhận những văn bản không đúng thể thức.
- Hướng dẫn các đơn vị sử dụng phòng họp hiệu quả.
- Bảo quản các thiết bị, tài sản do Phòng quản lý.
III. Tiêu chuẩn
- Yêu cầu trình độ
- Có bằng tốt nghiệp Trung cấp chuyên nghiệp trở lên.
- Có chứng chỉ nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ.
- Có chứng chỉ tin học trình độ B.
- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ B.
- Hiểu biết
- Nắm được các chủ trương, chính sách của Đảng và Chính phủ về công tác văn thư, công tác lưu trữ.
- Nắm được các quy định của Trường về công tác văn thư, công tác lưu trữ.
- Nắm được nguyên tắc bảo mật.
- Nắm được các quy trình nghiệp vụ về văn thư lưu trữ theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Nắm được nguyên tắc bảo vệ kho lưu trữ, quy phạm kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, máy móc thiết bị và người lao động.