Chức danh: Chuyên viên hành chính
Vị trí cấp trên trực tiếp: Phó trưởng phòng Hành chính Tổng hợp
I. Trách nhiệm
1. Công tác văn thư
- Quản lý văn bản đến
- Tiếp nhận và chuyển giao thư chuyển phát nhanh của các cơ quan ngoài trường đến các đơn vị, cá nhân trong trường;
- Tiếp nhận, phân loại, kiểm tra văn bản về số lượng, tình trạng, nơi nhận, dấu niêm phong và làm thủ tục đăng ký văn bản;
- Đọc nội dung của văn bản, thống kê thời hạn cần xử lý của văn bản;
- Thực hiện việc theo dõi, đôn đốc các đơn vị giải quyết công việc được giao theo bút phê của Ban giám hiệu trên các văn bản đúng thời hạn.
- Quản lý văn bản trên hệ thống web nội bộ
- Đề xuất danh sách văn bản cần đăng tải trên hệ thống web nội bộ;
- Tiếp nhận, phân loại, kiểm soát các văn bản của các đơn vị có yêu cầu đăng tải trên hệ thống web nội bộ;
- Thực hiện việc đăng tải trên hệ thống web nội bộ các văn bản hành chính của trường;
- Theo dõi để đảm bảo cho hệ thống web nội bộ được hoạt động tốt và cập nhật đầy đủ thông tin;
- Thường xuyên khai thác văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo trên mạng liên quan đến hoạt động của trường và trình Ban giám hiệu phê duyệt theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị;
- Soạn thảo văn bản hành chính theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị;
- Hỗ trợ các công tác: đăng ký số, trình ký Ban giám hiệu và chuyển giao văn bản của các đơn vị trong trường, đóng dấu một số văn bản hành chính khi cần thiết.
2. Công tác lễ tân
- Tiếp nhận điện thoại;
- Tham gia cùng lãnh đạo đơn vị trong việc tiếp khách đến làm việc với Trường, hướng dẫn khách đến các đơn vị, cá nhân liên quan;
- Thực hiện công tác khánh tiết trong các ngày lễ, hội thảo, hội nghị của Trường.
3. Công tác khác
- Đăng ký cho Ban Giám hiệu tham dự các hội thảo, hội nghị theo thư mời, công văn của đơn vị mời (gọi điện thoại và gửi email xác nhận việc tham dự, tạm ứng chuyển khoản tiền lệ phí tham dự nếu có, viết công lệnh);
- Tham gia công tác tuyển sinh của Trường;
- Tham gia công tác công đoàn;
- Thực hiện công tác đột xuất theo phân công của lãnh đạo đơn vị;
II. Quyền hạn:
- Từ chối nhận thư không rõ địa chỉ, tên người nhận; thư của sinh viên;
- Đề xuất các văn bản được phép và không được phép đăng tải trên hệ thống web nội bộ của trường;
- Đề xuất, đóng góp ý kiến cho việc cải tiến thủ tục hành chính trong trường.
III. Tiêu chuẩn
1. Yêu cầu trình độ
- Tốt nghiệp học viện hành chính quốc gia ngạch chuyên viên hoặc đại học khác nhưng phải được đào tạo qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính;
- Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng;
- Tiếng Anh: trình độ B.
2. Hiểu biết
- Nắm được đường lối, chính sách chung, nắm chắc phương hướng, chủ trương của ngành giáo dục và của trường;
- Nắm được các kiến thức cơ bản về chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực hành chính văn thư, lễ tân;
- Nắm được các mục tiêu và đối tượng quản lý, hệ thống các nguyên tắc cơ chế quản lý của nghiệp vụ thuộc phạm vi mình phụ trách;
- Nắm chắc các nguyên tắc, thủ tục hành chính nghiệp vụ của hệ thống bộ máy Nhà nước.